RÈGLEMENT D’UTILISATION DES LOCAUX

 

Le présent règlement a pour objet de définir les conditions de réservation et d’utilisation des locaux  par les associations et particuliers.

 

1. Dispositions générales de location des locaux :

 

Les associations ou particuliers qui souhaitent utiliser un local communal doivent en faire une demande écrite (courrier ou mail) auprès de la Mairie de Saint-Denis.

 

Une option peut être posée sur simple appel téléphonique au service accueil de la

mairie, mais la réservation ne prendra effet qu’à partir de la remise d’un chèque du montant de la réservation.

 

La réservation est confirmée par la Mairie après signature du contrat de location par les deux parties, joint en annexe au présent règlement.

 

.           En aucun cas, le nombre de participants ne peut être supérieur à la capacité d’accueil de la salle. (Voir Art.3)

 

La salle municipale peut également être utilisée à titre permanent par une association pour leur activité sportive, de loisirs, culturelle… sur la base d’un planning annuel établi en début d’année scolaire et suivant les disponibilités de la salle sur les créneaux demandés.

 

Les mises à disposition ou location de la salle sont traitées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes et des besoins prioritaires de la municipalité pour ses manifestations. Toutefois, en cas de double demande sur une même date arrivée en même temps, la priorité sera donné à l'association qui aura le moins utilisé les locaux.

 

Tout utilisateur particulier ou association de la salle communale devra fournir une attestation d’assurance de responsabilité civile couvrant les risques liés à l’occupation de la salle dans les cas où sa responsabilité pourrait être engagée (incendie, vol, détériorations et dommages aux biens et aux personnes).

 

Les utilisateurs doivent veiller au respect des consignes de sécurité définis pour les locaux dans les conditions particulières et ils en sont en outre responsables du bon usage.

 

2. Dispositions particulières pour la location des locaux :

 

Art.1 Définition et destination des locaux :

 

L’espace comprend une grande salle et des locaux annexes : hall d’entrée, cuisine, WC,

 

La salle est destinée à des activités associatives, culturelles, récréatives et festives.

 

Elle est réservée prioritairement dans l'ordre suivant :

 

 A titre gracieux                         A la Municipalité

 A titre onéreux avec caution  Aux habitants de Saint-Denis et aux associations dont l’activité se fait sur la commune

                                                     Aux particuliers ou associations extérieures à Saint-Denis

 A titre gracieux                         Aux associations de St-Denis (uniquement dans le cadre de leur activité associative)                                                          réservation validée 15 jours avant la date de la manifestation

Sont considérés comme « habitant » de la commune les personnes qui résident sur la commune et les personnes inscrites sur le rôle d’imposition de l’une des 4 taxes directes (taxe d’habitation, taxe foncière bâti, taxe foncière non bâti, taxe professionnelle).

 

Le montant de la location et de la caution est fixé chaque année par délibération du Conseil Municipal.

 

Art.2 Demande de mise à disposition

 

Le planning d'utilisation de la salle communale est tenu à jour en mairie au service Accueil.

Les demandes de réservation doivent s’effectuer dans les conditions générales d’utilisation des locaux définies dans la 1ere partie du présent règlement.

 

 

Art. 3 Capacité d'accueil

 

C'est un bâtiment avec une grande salle  pouvant contenir un maximum de 76 personnes.

 

Art. 4 Conditions générales d'utilisation

 

Avant chaque utilisation, l'occupant devra prendre connaissance des diverses consignes et notamment de sécurité.

 

La salle et l’ensemble du matériel qui s’y trouvent, sont placés sous l’entière responsabilité de l’utilisateur. Pour les associations, la personne responsable est soit le président, soit le représentant signataire du contrat.

 

Pour toute location, un état des lieux sera fait avant (initial)  et après (final)  utilisation.

 

A la remise des clefs, l'utilisateur devra remettre un chèque de caution de 1000€ qui ne sera pas encaissé, contre remise d’un récépissé. La caution sera restituée au locataire le lendemain, suivant l’utilisation de la salle après l’état des lieux final et la restitution des clefs.

 

Toutefois, en cas de dégradation importante constatée dans le bâtiment lors de l’état des lieux final, la commune se réserve le droit d’encaisser le chèque de caution après notification d’un courrier faisant un état précis des dégradations constatées.

 

Après la manifestation, la salle et l'ensemble des locaux devront être rendus propres et le matériel mis à disposition devra être rangé à l'état initial, faute de quoi, un forfait de nettoyage pourra être demandé d’un montant de 50€ (payable après réception d’un courrier notifiant l’état de malpropreté constaté dans la salle).

 

Art 5 Hygiène et sécurité

 

5.1 - HYGIENE

 

La salle doit être restituée dans le même état de propreté que lors de l’entrée dans les lieux Le nettoyage intégral de la salle et du matériel, du local cuisine et des sanitaires incombe à l’utilisateur qui fournira les produits nécessaires.

 

Le matériel doit être nettoyé et rangé comme indiqué à la remise des clefs. Il convient de ne pas traîner le matériel et le mobilier sur le sol pour éviter sa dégradation.

 

L’utilisateur devra évacuer les ordures ménagères issues de sa manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet, ou, s’ils sont déjà pleins, vers d’autres conteneurs pouvant les accueillir.

 

 

5.2 – SECURITE

 

Il est interdit de fumer à l'intérieur du bâtiment, un lieu spécifique est par ailleurs réservé aux fumeurs à l’extérieur (dans la cour)  avec un cendrier à disposition.

 

Les animaux ne sont pas admis dans la salle.

 

Après la manifestation, il est interdit de rester dormir dans la salle.

 

Il est interdit d'utiliser des systèmes de mise à feu (feu d'artifice, pétards et similaires) et des avertisseurs sonores à l’extérieur et à l’intérieur des bâtiments.

 

Pendant l’utilisation des salles, les portes doivent restées libres d’accès et dégagées.

 

Les sorties de secours doivent rester dégagées et accessibles en tout temps

 

L’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes présentes dans la salle durant la location, le présent règlement ainsi que toutes les consignes de sécurité.

 

Il est interdit d’utiliser des clous, des punaises, de la pâte ou du scotch sur les murs et les

façades au risque d’endommager les revêtements muraux.

 

Le stockage et l’apport de matériel en supplément, ne répondant pas aux normes de sécurité en vigueur est interdit.

 

Les extincteurs situés dans les locaux ne sont à utiliser que dans le cadre de leur fonction de sécurité, et qu’en cas d’extrême nécessité..

 

La Municipalité dégage toute responsabilité concernant la disparition d’effets personnels.

 

Il est strictement interdit de modifier les installations électriques, d’effectuer des branchements d’appareils consommant beaucoup d’énergie, sans autorisation de la Mairie.

 

Toute défectuosité électrique doit être signalée sans délai à la mairie.

 

Art 6 Fonctionnement

 

Il est demandé aux utilisateurs de veiller à la tranquillité des habitants riverains et en particuliers de baisser le niveau sonore après 22 heures et d’éviter les bruits intempestifs de moteurs, les portières qui claquent ou les cris à l’extérieur.

De plus, les portes et fenêtres devront être fermées pendant l'utilisation de la salle.

 

En cas de diffusion musicale, l’organisateur s’engage à faire les déclarations réglementaires à la SACEM.

 

Le chauffage étant programmé, il est interdit de toucher les commandes. De plus, pour des raisons de régulation du chauffage et d'économie d'énergie, il est nécessaire de ne pas laisser les portes et fenêtres ouvertes pendant son fonctionnement.

 

En aucun cas le matériel ne doit être utilisé à l'extérieur.

 

Après l'utilisation et avant le départ, la vérification de toutes les fermetures portes et fenêtres devra être réalisée, ainsi que l’extinction des lumières.

 

Art. 7 Dispositions financières

 

Les tarifs actuellement en vigueur sont les suivants :

 

Associations de la commune        Gratuit

 

Habitants de la commune   (sur justificatif de domicile)

                                               

                            SAINT DENIS             HORS St Denis

​

Tarif journée           80€                                160€

Week end               300€                               500€

Caution                1 200€                             1 200€

 

                          

                                               

Art. 8 Dégâts

 

Tous les dégâts occasionnés seront à la charge du demandeur (responsable de l'association ou particulier)

 

En cas de vandalisme, il s’ensuivra des pénalités à l’encontre du locataire, (association ou particulier).

En fonction de l’importance des dégâts constatés ils pourront être d'un montant de tout ou partie de la caution ou plus.

Ces pénalités, seront estimées par un devis de réparation réalisé par un professionnel.

Il pourra de plus, s'en suivre l'interdiction d'utilisation des locaux communaux à l’avenir.

 

 

Art. 9 Dispositions finales

 

Mme le Maire veillera à l’application du présent règlement.

Le fait d’utiliser les locaux signifie de la part des utilisateurs la reconnaissance du présent règlement et un engagement à respecter ses conditions.

 

Le présent règlement entre en vigueur dès son approbation par le Conseil Municipal en date du 06 octobre 2017.

 

Il pourra en tout temps être modifié par le Conseil Municipal s’il le juge opportun.

 

 

 

Fait à Saint-Denis, le 7/09/2018

 

        Le Maire,

Sylvette MOLIERES